Software de Gestión y Seguimiento de Contratos

Es evidente la enorme importancia de realizar un debido seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico de cada uno de los procesos de compras y contractuales que implica adquirir o vender productos o servicios

Su inadecuada gestión podría llegar a tener como consecuencias graves problemas legales, pérdida de dinero, incluso hasta la permanencia misma de la empresa. Para evitarlo, es necesario contar con una herramienta flexible, escalable y con total trazabilidad, por esta razón DocManager ha creado el Software para Gestión y Seguimiento de Contratos.

El Software de Gestión y Seguimiento de Contratos, permite llevar un control muy detallado del proceso contractual, incluso desde el momento en que las organizaciones identifican la necesidad de adquirir un producto o servicio, o se precisa establecer una relación comercial teniendo en cuenta los aspectos necesarios para la organización, como pueden ser:

• Elaboración y aprobación de presupuestos
• Estudios de mercado
• Registro, Evaluación y Selección de proveedores
• Elaboración, Revisión y Aprobación de Contratos
• Control de todos los documentos necesarios: comunicaciones, cartas, pólizas, licencias, actas, etc.
• Seguimiento de las actividades contractuales o hitos del proyecto involucrado
• Firmas electrónicas o físicas
• Vencimientos, Alarmas, Pendientes por usuario y documento
• Pagos, facturaciones
• Involucramiento de terceros dentro o fuera de la organización
• Cierres contractuales, renovaciones, otrosíes

La plataforma de Gestión y Seguimiento de Contratos es una Herramienta totalmente parametrizable, la cual será construida y alineada acorde a sus flujos de trabajo, procesos empresariales o normativas a las cuales su empresa se desee adherir siempre brindando total trazabilidad y consistencia a la información.

El Software de Gestión y seguimiento de contratos permite llevar un control bastante detallado en cada una de las fases del proceso de adquisición y contratación, contando con un módulo por cada una de las 4 fases acordes a la gestión y seguimiento de contratos que su empresa requiera:

• Módulo Contratos Fase I: Planeación
• Módulo Contratos Fase II: Precontractuales / Adquisiciones
• Módulo Contratos Fase III: Contractual
• Módulo Contratos Fase IV: Ejecución
• Módulo Contratos Fase Adicional: Firmas Electrónicass

Hay elementos comunes a todos los módulos del Software de Gestión y Seguimiento de Contratos que facilitan el uso de la plataforma y dan apoyo a usuarios y administradores para facilitar su interacción con la información:

• Búsquedas por múltiples conceptos, que incluso entregan resultados sobre palabras en los contratos mismos o cualquier anexo indexable (Word, Excel, PowerPoint, txt, PDF con capa de texto).
• Generación automática de árboles que clasifican la información según las categorías de la misma (por tipos, áreas, empresa, etc.)
• Agenda que contiene todos los pendientes que tenga el usuario en el sistema incluyendo contratos por revisar o enviar, contratos de vencimiento próximo, vencimiento de pólizas y seguimiento de actividades.
• Brinda apoyo para la ejecución de actividades gracias a la implementación de funcionalidades de flujo de trabajo y notificaciones al correo electrónico. El administrador posee una Agenda general donde puede consultar los pendientes de todos los usuarios

DocManager posee un poderoso sistema de reportes parametrizables que permite al usuario hacer un seguimiento rápido y tan detallado o general como se quiera para monitorear el proceso de contratación. Estos reportes, análogos a las tablas dinámicas de Excel, poseen características muy útiles al momento de analizar información y tomar decisiones:

• Todos los campos pueden fácilmente ser arrastrados de una parte a otra para cambiar la perspectiva o el detalle de análisis y los resultados.
• Pueden agregarse nuevos campos u ocultarse los existentes con solo arrastrar y soltar.
• Sobre todos los campos pueden aplicarse filtros para analizar valores específicos.
• Los cambios en la tabla dinámica se reflejan automáticamente en una gráfica.
• Los resultados pueden exportarse a PDF, Excel, HTML, imágenes entre otros.