La Plataforma DocManager

La plataforma consta de un sistema de formularios WEB y flujos personalizados, inter-conectables y completamente adaptables al negocio y lenguaje corporativo. A partir de esta premisa, es posible crear aplicaciones que gestionen y automaticen los procesos, simples o complejos de una organización. El siguiente diagrama muestra como está estructurado:
En todos los casos, un consultor de DocManager basado en una metodología simple, recoge toda la información necesaria y modela la aplicación correspondiente. A partir de este paso, se le da acceso al cliente a una versión donde en varias iteraciones se afinan los detalles que haya a lugar.
Ventajas y Características
Cualquier proceso, simple o complejo.

DocManager habilita la colaboración de diferentes personas en diferentes áreas y equipos de trabajo, sin importar el tamaño, la complejidad o las condiciones de los procesos.

Flujos personalizados.

Cada flujo refleja el proceso de la vida real. Es posible incluir tantos responsables como se requieran o que estos sean asignados automaticamente. El sistema permite mantener el control sobre los tiempos permitidos y efectuar cambios de estado automáticamente y decidir sobre conflictos de criterios.

Formularios Web Inteligentes.

El modelamiento de los procesos resulta en la generación de formularios intuitivos personalizados, que dirigen a los usuarios para completar la información de manera correcta. Cada persona o grupo solo ve la parte que le corresponde, en el momento adecuado. Es posible además que el sistema llene formularios automaticamente, para que estos sean completados por usuarios en pasos posteriores.

Conexiones

Todos los flujos y formularios en diferentes módulos pueden interconectarse, compartiendo información o sumándose de forma agregada para modelar procesos con diferentes subprocesos o categorizaciones.

Agendas de pendientes

Los usuarios pueden obtener rápidamente información sobre sus tareas pendientes como iniciadores de procesos o participantes en múltiples flujos. El administrador puede reasignar responsabilidades entre usuarios de forma fácil.

Alertas y Notificaciones

Integrado con el correo electrónico, envía notificaciones en caso de cambios de estado, expiraciones, recordatorios, asignaciones, etc., en tiempo real o un correo diario con el resumen. También crea tareas directamente en el correo.

Versionamiento

Es posible manejar un número infinito de versiones de elementos del sistema, generados de forma manual o automática en respuesta a ciertos eventos. Opcionalmente se puede manejar versiones de archivos anexos subidos al sistema.

Diferentes tipos de Reportes

La información es desplegada de múltiples formas: Reportes tipo Pivot, Listas Filtrables, Listas Jerárquicas, Reportes tipo Hoja de Cálculo, gráficas, todo sin necesidad de instalar componentes o contar con herramientas adicionales, directamente en la aplicación web.

Búsquedas y Operaciones en masa

Es posible buscar información por palabra clave, por combinación de criterios o en árboles jerárquicos, pudiendo realizar con los resultados operaciones masivas como cambios de estado, recodificaciones, etc.

Vistas calendario

DocManager cuenta con interfaces tipo calendario para ver eventos o registrar tiempos o entradas que manejen información de fechas y horas.

Múltiples Idiomas

DocManager funciona en español, inglés o en el idioma de preferencia del cliente o usuario, al mantener estos aspectos data-driven.

Acceso móvil

La creación, edición, visualización y búsqueda de elementos en la aplicación puede realizarse usando dispositivos móviles como smartphones o tablets, mediante un conjunto de páginas ultralivianas y sencillas.

Creación de documentos usando plantillas

Las organizaciones pueden subir sus propias plantillas de Microsoft Word y el sistema genera documentos basados en esas plantillas con información de uno o múltiples formularios.

Conversiones de formatos

Con DocManager es fácil subir archivos que son convertidos y fusionados directamente a formato HTML o PDF, conservando ambas versiones, la original y la convertida.

Visor PDF (web)

DocManager cuenta con un visor seguro de PDF con un nivel de seguridad básico que no permite copiar o guardar el contenido al usuario y no utiliza plugins o complementos.

Firmas Digitales

DocManager puede aplicar firmas Digitales a archivos subidos o generados en la aplicación (Word, Excel, PDF), garantizando su legitimidad.

Calificaciones

Mediante una interfaz especial, es posible calificar personal, proveedores o cualquier ítem, usando una bolsa de criterios y plantillas para tal fin.

Seguridad específica

Se pueden aplicar permisos a nivel general de aplicación, por modulo, formulario, campo, estado y compañía, de manera manual o automática.

Seguridad General

DocManager sigue las recomendaciones de OWASP sobre seguridad de aplicaciones web. La información sensible esta encriptada usando algoritmos fuertes de última generación. Todos los accesos son fuertemente controlados y registrados.

Autenticación

Es posible utilizar diferentes mecanismos de autenticación. Manejada por la aplicación, Integrada con Directorio Activo o Híbrida. Además puede manejar un esquema de suscripción de usuarios.

Multicompañía

DocManager se puede implementar de forma efectiva en grupos o conglomerados de compañías, que requieren tanto acceso individual como transversal a elementos de la aplicación, conservando la seguridad y la facilidad de acceso correspondientes.

Acceso Público

Los clientes de DocManager cuentan con una zona de acceso público aislada del resto de la aplicación donde personas fuera de la organización pueden entrar y consultar elementos de la aplicación destinados para tal fin, sin autenticarse.

On-premise o Cloud

DocManager funciona en la infraestructura actual de clientes que cuenten con al menos un servidor Windows 2008 o superior. También es ofrecido en un ambiente cloud SaaS (Software as a Service), en la nube administrada por Microsoft Azure o Amazon Web Services (AWS).

Integración con otras plataformas

DocManager puede leer información categórica o descriptiva desde otras bases de datos o fuentes de información y puede exponer la información para ser consumida por otros sistemas, todo lo anterior mediante tablas, vistas y servicios web.

Exportaciones Programadas

Se pueden generar reportes desatendidos exportados en formato Excel, diariamente, con información de tablas, vistas o consultas en general.

Importación

De manera fácil se puede subir información en masa de formularios, flujos y permisos.

Snapshots

Es posible mantener un registro histórico de la información como se veía en cualquier día, desde el momento de la implementación del sistema. El sistema puede enviar notificaciones en caso de que un dato específico de un formulario cambie.

Ayudas

Cada formulario dispone de ayudas contextuales configurables y es posible contar con ayudas generales y videos explicativos sobre tareas comunes.

Personalización visual

La apariencia básica, páginas de inicio, colores, logos, vistas, impresiones, marcas de agua y correos enviados usan los colores y diseño corporativo del cliente. También se puede usar una codificación de elementos basado en el formato que la organización actualmente posea. Finalmente cada usuario puede usar su propio avatar y su firma escaneada que aparece opcionalmente en los documentos visualizados e impresos.

Modos de Funcionamiento y Requerimientos
- Instalado en un la infrastructura de su compañía (modo on-premise). Requiere al menos un servidor Windows 2008 o superior, Mínimo 16 GB De RAM
- En nuestro DocManager Cloud (se accede vía internet desde cualquier lugar), como un servicio de pago mensual. DocManager utiliza los servicios de IaaS más seguros y sofisticados del mundo:

Amazon Web Services Microsoft Azure Google Cloud Platform


DocManager funciona con Internet Explorer 10, Chrome 24, Firefox 12, Opera 7, Safari 2, Edge 20 o versiones superiores, incluyendo navegadores móviles.

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