DocManager habilita la colaboración de diferentes personas en diferentes áreas y equipos de trabajo, sin importar el tamaño, la complejidad o las condiciones de los procesos.

Cada flujo refleja el proceso de la vida real. Es posible incluir tantos responsables como se requieran o que estos sean asignados automaticamente. El sistema permite mantener el control sobre los tiempos permitidos y efectuar cambios de estado automáticamente y decidir sobre conflictos de criterios.

El modelamiento de los procesos resulta en la generación de formularios intuitivos personalizados, que dirigen a los usuarios para completar la información de manera correcta. Cada persona o grupo solo ve la parte que le corresponde, en el momento adecuado. Es posible además que el sistema llene formularios automaticamente, para que estos sean completados por usuarios en pasos posteriores.

Todos los flujos y formularios en diferentes módulos pueden interconectarse, compartiendo información o sumándose de forma agregada para modelar procesos con diferentes subprocesos o categorizaciones.

Los usuarios pueden obtener rápidamente información sobre sus tareas pendientes como iniciadores de procesos o participantes en múltiples flujos. El administrador puede reasignar responsabilidades entre usuarios de forma fácil.

Integrado con el correo electrónico, envía notificaciones en caso de cambios de estado, expiraciones, recordatorios, asignaciones, etc., en tiempo real o un correo diario con el resumen. También crea tareas directamente en el correo.

Es posible manejar un número infinito de versiones de elementos del sistema, generados de forma manual o automática en respuesta a ciertos eventos. Opcionalmente se puede manejar versiones de archivos anexos subidos al sistema.

La información es desplegada de múltiples formas: Reportes tipo Pivot, Listas Filtrables, Listas Jerárquicas, Reportes tipo Hoja de Cálculo, gráficas, todo sin necesidad de instalar componentes o contar con herramientas adicionales, directamente en la aplicación web.

Es posible buscar información por palabra clave, por combinación de criterios o en árboles jerárquicos, pudiendo realizar con los resultados operaciones masivas como cambios de estado, recodificaciones, etc.

DocManager cuenta con interfaces tipo calendario para ver eventos o registrar tiempos o entradas que manejen información de fechas y horas.

DocManager funciona en español, inglés o en el idioma de preferencia del cliente o usuario, al mantener estos aspectos data-driven.

La creación, edición, visualización y búsqueda de elementos en la aplicación puede realizarse usando dispositivos móviles como smartphones o tablets, mediante un conjunto de páginas ultralivianas y sencillas.

Las organizaciones pueden subir sus propias plantillas de Microsoft Word y el sistema genera documentos basados en esas plantillas con información de uno o múltiples formularios.

Con DocManager es fácil subir archivos que son convertidos y fusionados directamente a formato HTML o PDF, conservando ambas versiones, la original y la convertida.

DocManager cuenta con un visor seguro de PDF con un nivel de seguridad básico que no permite copiar o guardar el contenido al usuario y no utiliza plugins o complementos.

DocManager puede aplicar firmas Digitales a archivos subidos o generados en la aplicación (Word, Excel, PDF), garantizando su legitimidad.

Mediante una interfaz especial, es posible calificar personal, proveedores o cualquier ítem, usando una bolsa de criterios y plantillas para tal fin.

Se pueden aplicar permisos a nivel general de aplicación, por modulo, formulario, campo, estado y compañía, de manera manual o automática.

DocManager sigue las recomendaciones de OWASP sobre seguridad de aplicaciones web. La información sensible esta encriptada usando algoritmos fuertes de última generación. Todos los accesos son fuertemente controlados y registrados.

Es posible utilizar diferentes mecanismos de autenticación. Manejada por la aplicación, Integrada con Directorio Activo o Híbrida. Además puede manejar un esquema de suscripción de usuarios.

DocManager se puede implementar de forma efectiva en grupos o conglomerados de compañías, que requieren tanto acceso individual como transversal a elementos de la aplicación, conservando la seguridad y la facilidad de acceso correspondientes.

Los clientes de DocManager cuentan con una zona de acceso público aislada del resto de la aplicación donde personas fuera de la organización pueden entrar y consultar elementos de la aplicación destinados para tal fin, sin autenticarse.

DocManager funciona en la infraestructura actual de clientes que cuenten con al menos un servidor Windows 2008 o superior. También es ofrecido en un ambiente cloud SaaS (Software as a Service), en la nube administrada por Microsoft Azure o Amazon Web Services (AWS).

DocManager puede leer información categórica o descriptiva desde otras bases de datos o fuentes de información y puede exponer la información para ser consumida por otros sistemas, todo lo anterior mediante tablas, vistas y servicios web.

Se pueden generar reportes desatendidos exportados en formato Excel, diariamente, con información de tablas, vistas o consultas en general.

De manera fácil se puede subir información en masa de formularios, flujos y permisos.

Es posible mantener un registro histórico de la información como se veía en cualquier día, desde el momento de la implementación del sistema. El sistema puede enviar notificaciones en caso de que un dato específico de un formulario cambie.

Cada formulario dispone de ayudas contextuales configurables y es posible contar con ayudas generales y videos explicativos sobre tareas comunes.

La apariencia básica, páginas de inicio, colores, logos, vistas, impresiones, marcas de agua y correos enviados usan los colores y diseño corporativo del cliente. También se puede usar una codificación de elementos basado en el formato que la organización actualmente posea. Finalmente cada usuario puede usar su propio avatar y su firma escaneada que aparece opcionalmente en los documentos visualizados e impresos.